Artikel kali ini akan membahas tentang contoh sop perusahaan meliputi manfaat, fungsi, cara, dan format standar pembuatannya.
Sebagai seorang pemilik perusahaan, anda pasti sudah sering mendengar istilah SOP atau standar operasional prosedur.
Di setiap perusahaan atau organisasi baik yang berskala kecil ataupun berskala besar, harus tetap memiliki SOP.
Contoh sop perusahaan yang baik adalah SOP yang isinya penjelasan spesifik dan mudah dipahami oleh para pekerja.
Untuk penjelasan selengkapnya mengenai contoh sop perusahaan, simak penjelasan di bawah ini.
SOP perusahaan
Di dalam sebuah perusahaan, digunakan agar setiap karyawan, pimpinan, manajerial, dan pimpinan perusahaan bisa memahami arah dan tujuan pencapaian perusahaan.
SOP dinilai sangat penting untuk kemajuan perusahaan agar setiap pekerjaan bisa berjalan efisien dan mendapatkan hasil berkualitas baik Geni perusahaan ataupun konsumen.
SOP merupakan singkatan dari standar operating prosedur yang mana setiap perusahaan dan organisasi perlu memiliki SOP agar proses pekerjaannya bisa berjalan efektif dan efisien.
Contoh SKP perusahaan adalah serangkaian instruksi tertulis yang baku atau sudah didokumentasikan isinya berupa berbagai macam proses penyelenggaraan operasi perusahaan atau organisasi, bagaimana dan oleh siapa pekerjaan tersebut akan dilakukan.
SOP sudah menjadi pedoman untuk melakukan berbagai macam pekerjaan sesuai fungsi dan alat penilaian kinerja instansinya.
Penilaian berdasarkan indikator teknis, administratif, dan prosedural pada unit kerja juga diatur di dalam SOP.
Jadi, bisa disimpulkan bahwa pengertian SOP adalah sekumpulan peraturan, pedoman, dan acuan yang dibuat di dalam sebuah perusahaan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai fungsi dan tanggung jawab masing-masing individu di dalam perusahaan tersebut.
Selain itu e-shop juga menjadi salah satum penilaian kerja instansi pemerintah ataupun non pemerintah, usaha maupun non usaha berdasarkan indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, sistem kerja di dalam unit kerja bersangkutan.
Dokumen ini ada kaitannya dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan demi memperoleh hasil kerja yang paling efektif dengan biaya serendah rendahnya.
SOP juga terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisinya, metode penulisan prosedur, dan di Lengkapi bagan flowchart di akhir SOP.
Manfaat pembuatan SOP
Berdasarkan menteri pendayagunaan Aparatur Negara, permenpan no.PER/21/M-PAN/11/2008 bawa memiliki manfaat bagi perusahaan dan organisasi, diantaranya:
- Sebagai standarisasi cara pekerjaan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan juga kelalaian.
- Membantu kinerja karyawan agar lebih Mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen sehingga bisa mengurangi keterlibatan pemimpin dalam pelaksanaan proses pekerjaan.
- Meningkatkan akuntabilitas dokumentasi tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
- Menciptakan ukuran standar kerja yang memberikan karyawan contoh konkrit untuk memperbaiki kinerja kerjanya dan membantu mengevaluasi usaha yang sudah dilakukan.
- Menciptakan bahan-bahan training yang membantu para pegawai baru untuk melaksanakan tugasnya dengan cepat.
- Menunjang kinerja organisasi secara efisien agar dikelola lebih baik lagi.
- Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan untuk melaksanakan pemberian pelayanan kepada para konsumen.
- Membantu penelusuran kesalahan secara prosedural dan memberikan pelayanan yang lebih baik.
- Menghindari tugas yang tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan pemberian pelayanan.
- Menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan di berbagai situasi dan kondisi.
Baca Juga : Kurikulum Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Komponennya
Fungsi dasar SOP perusahaan
Penggunaan SOP di dalam suatu perusahaan tentu saja memiliki fungsi penting untuk mempengaruhi keberhasilan aktivitas perusahaan, antara lain:
Tunjukkan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu di-update
Cara ini seperti alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari gudang, sampai pelayanan pelanggan yang semuanya akan tertata dan terstruktur dengan rapi dan merujuk pada knowledgebase.
SOP juga harus selalu diperbaharui jika ada alur kerja yang berubah sewaktu-waktu agar pembaruan yang dijalankan Berdasarkan Keputusan auditor jaminan mutu.
Arsip pelacakan kegiatan operasional, penilaian, dan perbaikan
Dengan adanya bukti, perusahaan akan memiliki bukti nyata dari alur pekerjaan yang mana SOP memiliki formulir kerja seperti contoh berita acara presentasi produk oleh para staf marketing.
Dengan adanya bukti tersebut, audit jaminan mutu berkala akan berjalan secara eksternal dan internal sebagai bahan penilaian sehingga adanya perbaikan pun juga dilakukan Untuk penyempurnaan yang wajib dilakukan.
Cara membuat contoh sop perusahaan
Untuk membuat SOP perusahaan, anda tidak boleh sembarangan dan harus dirumuskan dengan bantuan orang lain yang sudah memahami sistem kerja sebuah perusahaan.
Misalnya anda ingin membuat SOP untuk bagian marketing, anda perlu mengajak manager marketing untuk mendiskusikannya.
Anda juga bisa membuat tim khusus yang kompeten agar eSOP bisa dirancang sesuai keadaannya di perusahaan tersebut.
Di bawah ini beberapa cara membuat contoh sop perusahaan yang bisa anda jadikan rujukan.
1. Pembentukan dan pembagian tim khusus pembuatan SMP
Anda bisa memulai membuat contoh sop perusahaan dengan membuat tim khusus perancang SOP yang mana tim ini terdiri dari tenaga kompeten di setiap divisi atau departemen perusahaan di perusahaan anda.
Misalnya manajer support, manager sales, manager marketing, dan lain sebagainya.
Setelah anda membentuk tim ini, bisa mulai memberikan beberapa tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian di dalam pemetaan deskripsi pekerjaan.
2. Tentukan sasaran penerapan SOP
Anda perlu menyiapkan sasaran pembuatan SOP, apakah divisi atau departemen di dalam perusahaan yang anda miliki memang memerlukan standar operasional prosedur tersebut atau tidak.
Biasanya eSOP digunakan untuk para karyawan yang bekerja sesuai dengan standar, misalnya suatu restoran, pabrik tekstil, pabrik otomotif, dan lain-lain yang membutuhkan SOP agar memberikan kualitas dan pelayanan yang baik.
3. Menentukan waktu dan tempat penerapan SOP
Selanjutnya di dalam pembuatan contoh SOP adalah memperkirakan waktu pelaksanaan setelah persetujuan atau verifikasi atas kantor atau perusahaan yang sudah dibuat.
Hal ini termasuk tempat yang paling cocok yaitu divisi perusahaan manakah yang memerlukan pembuatan SOP yang sudah anda buat.
Mendokumentasikan jenis kegiatan operasional per divisi di dalam perusahaan
Setelah tim memetakan alur kerja di setiap departemen yang dibawahinya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilaksanakan.
Pencatatan atau pendokumentasian ini bisa dalam bentuk detail dan penjelasan rinci.
Misalnya, setiap karyawan harus memastikan kebersihan dan kerapihan tempat kerja dan diri ketika menyapa pelanggan di depan restoran.
Menyusun alur kerja, instruksi kerja, dan formulir pendukung
Untuk mempermudah pekerjaan para karyawan dalam memahami isi SOP, anda perlu membuat SOP dengan menggunakan flowchart beserta penjelasannya.
Instruksi kerja ini merupakan penjelasan detail dari alur kerja yang mana formulir pendukung akan digunakan sebagai arsip bukti nyata dari kegiatan operasional.
Di dalam pembuatan SOP, meminta pendapat kepada anggota tim pembuat SOP agar menjadi masukan dan insight yang baik demi keutuhan pembuatan SOP.
Setelah mendapatkan pendapat dari anggota tim pembuatan SOP, anda bisa meminta bantuan kepada para karyawan yang melaksanakan hal tersebut untuk memberikan masukan dan saran Ketika menemukan tindakan yang dirasa kurang pas dengan proses pekerjaan yang mereka lakukan.
5. Evaluasi perbaikan jika ada rekonstruksi atau uji coba SOP yang kurang tepat
Jika SOP dapat berjalan dengan baik, melakukan pengajuan SOP di setiap divisi untuk mengetahui keberhasilan pelaksanaannya.
Dengan melakukan berbagai macam evaluasi secara rutin, anda bisa segera melakukan pergantian SOP jika menemukan poin yang dirasa sudah tidak relevan lagi.
Terutama di zaman yang serba cepat seperti sekarang ini, ada juga harus bisa lebih fleksibel beradaptasi pada perubahan yang bisa mempengaruhi proses pelaksanaan pekerjaan.
6. Verifikasi dan sosialisasi SOP kepada karyawan
Jika proses uji coba dinyatakan tidak ada masalah atau poin yang tidak relevan, maka manajer quality management representative perusahaan berhak melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan atas SOP yang sudah dibuat.
Jangan lupa untuk melakukan sosialisasi SOP dengan melakukan rapat yang melibatkan semua divisi agar implementasinya bisa langsung dilaksanakan.
7. Pemantauan dan analisis
Setelah SOP berhasil diimplementasikan, beberapa bulan Kemudian Anda harus bisa melakukan pemonitoran nilai apakah terjadi kesalahan atau kendala atau tidak di dalam pelaksanaannya.
Contoh sop perusahaan
Berikut ini contoh sop perusahaan yang bisa anda terapkan di perusahaan anda.
SOP PT merah putih
Tujuan
Perusahaan menyediakan layanan jasa pembuatan website dan penyediaan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
Menyediakan layanan berupa optimasi website secara profesional dan terpercaya dan juga memberikan solusi yang baik serta kreatif untuk startup atau bisnis yang baru saja berkembang.
Menyediakan layanan pembuatan faktur dan pencatatan biaya serta memberikan solusi yang efisien untuk pengelolaan keuangan perusahaan.
Prosedur kerja
Karyawan masuk dari hari Senin sampai hari Jumat.
Jam 9 semua karyawan sudah harus sampai di kantor dan sudah mulai bekerja.
Jam 12 sampai jam 1 siang semua karyawan diperbolehkan istirahat, pada hari Jumat karyawan yang muslim diperbolehkan istirahat Hingga jam 1.30 siang.
Jam 6 sore, karyawan diperbolehkan pulang dan bagi para pekerja yang belum menyelesaikan pekerjaannya diperbolehkan untuk lembur.
Lembur diatas pukul jam 7 malam akan dibayar sesuai peraturan perusahaan.
Baca Juga : Apa yang Dimaksud dengan Teknologi?
Kesimpulan
Itu dia beberapa hal terkait contoh sop perusahaan yang bisa anda jadikan referensi informasi dalam pembuatan SOP perusahaan anda.
Dengan membuat SOP, anda bisa dengan mudah mengontrol segala bentuk aktivitas pekerjaan dengan lebih mudah.
Disarankan untuk Anda yang berniat untuk membuat SOP, jangan lupa untuk membuat SOP sesuai dengan kriteria dan format sebagai standar SOP perusahaan yaitu spesifik, lengkap, mudah dipahami, mudah diaplikasikan, mudah dikontrol, dan mudah diubah.
Semoga artikel contoh sop perusahaan ini bisa memberikan banyak informasi bermanfaat bagi anda yang membacanya.
Terima kasih sudah membaca artikel contoh sop perusahaan di website kami dan sampai jumpa lagi di artikel berikutnya.
