Artikel kali ini akan menjelaskan tugas staff administrasi yang perlu anda ketahui.
Administrasi atau admin adalah orang yang bekerja di sebuah perusahaan dan menempati posisi sebagai admin.
Posisi ini harus selalu ada di setiap perusahaan yang dijalankan oleh beberapa orang.
Apa saja fungsi dan tugas staff administrasi tersebut?
Penjelasannya akan dibahas di artikel di bawah ini tentang tugas staff administrasi secara umum.
Staff administrasi
Di dalam sebuah perusahaan pasti memiliki banyak divisi salah satunya divisi administrasi yang dikepalai oleh seorang kepala instalasi dengan tugas mengawasi kinerja semua anggotanya.
Baik Pemimpin maupun anggota dari staff administrasi memiliki elemen yang harus bisa bekerjasama untuk menjalankan administrasi perusahaan.
Administrasi diartikan sebagai Seluruh aktivitas perusahaan yang bertujuan mencapai target.
Tugas staff administrasi ini terdiri dari:
- Perencanaan
- Penyusunan laporan
- Pencatatan
- Hal-hal yang berkaitan dengan tata usaha
Tugas dari divisi administrasi cukup banyak sehingga membutuhkan banyak orang sebagai staffnya.
Tugas staff administrasi
Tugas staff administrasi secara umum berbeda-beda di tiap perusahaan, hal ini tergantung dari jenis, tujuan, perusahaan itu sendiri.
Namun, secara umum tugas staff administrasi adalah berikut dibawah ini!
1. Merekap semua jenis data di perusahaan
Tugas staff administrasi yang pertama adalah mereka semua data yang berkaitan dengan progres perusahaan.
Data yang dimaksud di sini bisa mencangkup banyak hal mulai dari informasi pegawai, informasi konsumen, transaksi, hingga berkaitan dengan kegiatan jalannya perusahaan.
Rekap data perusahaan ini meliputi:
- Proses pengumpulan
- Pengolahan
- Penyimpanan data baik tertulis maupun komputerisasi
Tujuan dari diadakannya rekap data adalah untuk mendokumentasikan data perusahaan secara lengkap, detail, dan terorganisir.
Jadi, ketika seorang karyawan membutuhkan suatu data untuk kepentingan tertentu demi tujuan perusahaan, perusahaan tidak akan kerepotan untuk mendapatkan data tersebut karena data-datanya sudah terekap dengan baik sebagai tugas staff administrasi.
Data-data tersebut akan disimpan dan direkap yang kemudian akan digunakan sesuai keperluan di masa yang akan datang.
Contoh sederhananya, ketika suatu perusahaan mengajukan asuransi karyawan atau ketika perusahaan mengirimkan surat kepada partner bisnisnya.
Agar hal tersebut bisa tercapai dengan baik, perusahaan membutuhkan data-data lengkap seperti nama atau alamat perusahaan yang disimpan dan direkap yang merupakan bagian dari tugas staff administrasi.
Seperti yang kita ketahui, kegunaan dari merekap data oleh staff administrasi bisa dilakukan cukup satu kali untuk mengumpulkan datanya.
Tetapi satu kali mereka data akan mendatangkan keuntungan yang banyak di masa yang akan datang karena data tersebut bisa digunakan berkali-kali untuk berbagai kepentingan yang berbeda-beda.
Untuk perusahaan berskala besar umumnya rekap data tidak sepenuhnya menjadi tanggung jawab staff administrasi, justru rekap data akan dilakukan di bagian khusus.
Contohnya data produk akan direkap oleh bagian gudang atau penjual, jadi semua tugas staff administrasi di masing-masing perusahaan bisa berbeda-beda.
Meskipun begitu, seorang kepala administrasi tetap memiliki tanggung jawab untuk mengumpulkan keseluruhan data dari setiap divisi yang ada di perusahaan tersebut.
Data yang terkumpul nantinya akan diolah dan disimpan ke dalam database perusahaan.
2. Membuat arsip data
Tugas staff administrasi selanjutnya yaitu membuat dan menyimpan arsip data perusahaan.
Arsip ini akan menjadi bagian dokumentasi yang berkaitan dengan perusahaan baik berupa tulisan, gambar atau foto, dan juga video.
Semua perusahaan pasti memiliki dokumen yang jumlahnya tidak tidak sedikit, ke sinilah tugas staff administrasi bukan hanya sekedar mengumpulkan dan menyimpan data ke dalam database, tetapi juga mengolahnya agar menjadi sebuah dokumen yang lebih terorganisir.
Apalagi di zaman seperti sekarang ini, dengan kecanggihan teknologi pembuatan arsip data lebih mudah karena bisa menggunakan komputer atau alat elektronik lainnya.
Pekerjaan pengarsipan data yang merupakan bagian dari tugas staff administrasi bisa dilakukan lebih cepat, lebih aman, dan dapat disimpan dalam jangka waktu yang panjang.
Baca Juga : 5 Contoh Deskripsi Diri dan Tips Menulis yang Efektif di CV
3. Menerima dan melakukan panggilan telepon
Tugas staff administrasi juga melakukan panggilan telepon dengan menjalin komunikasi antar perusahaan dengan pihak luar.
Jadi, tugas staff administrasi bukan hanya tampil dalam hal pendataan, tetapi juga dituntut memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
Beberapa perusahaan skala besar misalnya sudah membiasakan kemampuan ini bagi para staff administrasinya, namun ada juga beberapa perusahaan yang memisahkan tugas komunikasi ini dengan tugas staff administrasi terlebih yang berhubungan langsung dengan konsumen.
Emangnya, perusahaan membentuk divisi lain seperti customer service sebagai bagian yang menanggapi para pelanggan.
Hal ini bertujuan agar tugas staff administrasi lebih terfokus pada urutan komunikasi kantor dengan perusahaan lain saja bukan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggannya yang berkaitan dengan kerjasama atau agenda-agenda tertentu.
4. Menyusun dan mengurus agenda kantor
Setiap perusahaan memiliki program kerja yang akan dilaksanakan, banyak kegiatan di dalam maupun di luar kantor.
Hal-hal seperti ini menjadi tanggung jawab dan tugas staff administrasi.
Tugas staff administrasi adalah untuk menyusun agenda kegiatan mulai dari jadwal hingga teknis pelaksanaannya.
Contohnya jadwal rapat internal yang akan akan dipersiapkan oleh staff administrasi.
Contoh lainnya ketika kantor berencana melakukan kegiatan di luar kantor arti studi banding dan sebagainya, tugas staff administrasi di sini adalah menyiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk keperluan kegiatan tersebut.
Tugas staff administrasi sebagai pengatur jadwal harus tetap berkoordinasi dengan divisi lainnya karena setiap kegiatan yang dilaksanakan pasti membutuhkan kerjasama dengan banyak pihak.
Tugas staff administrasi di sini juga harus bisa berkoordinasi di internal maupun eksternal perusahaan yang masih berkaitan dengan agenda kegiatan agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan lancar.
5. Pembuatan pengiriman surat atau paket demi kepentingan kantor
Urusan surat-menyurat yang masuk maupun keluar menjadi tanggung jawab pihak administrasi.
Tugas staff administrasi di sini adalah memeriksa, memilah, dan menyortir semua surat berkaitan dengan proses perusahaan.
Surat yang dikirimkan ke pihak luar juga merupakan tanggung jawab staff administrasi untuk menyusun atau membuatnya dengan persetujuan dari pemimpin perusahaan.
Surat-surat tersebut akan ditunjukkan kepada perusahaan lain, klien, maupun rekan bisnis.
Bukan hanya sebatas surat, pengiriman barang untuk relasi perusahaan juga ditangani oleh staff administrasi.
Jadi kesimpulannya, segala bentuk pengiriman dari perusahaan maupun ke dalam perusahaan sesuai dengan instruksi pemimpin perusahaan menjadi tugas staff administrasi.
Selain itu, tugas staff administrasi juga mencatat serta membuat arsip segala bentuk surat yang masuk maupun yang keluar.
Karena semua data yang berkaitan dengan perusahaan harus selalu diarsipkan demi kepentingan dimasa yang mendatang jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
6. Mengurus kebutuhan perlengkapan kantor
Sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik jika didukung sarana dan prasarana yang memadai seperti perlengkapan kantor.
Perlengkapan ini bisa berupa alat tulis kantor, komputer, mesin fotocopy, printer, dan lain-lain.
Pengadaan barang ditangani oleh divisi administrasi mulai dari pembelian hingga menjalin kerjasama dengan pihak lain.
Contohnya perusahaan makanan bekerjasama dengan pengusaha peking pengadaan kemasan makanan.
Pengadaan barang seperti ini juga dilakukan oleh divisi administrasi sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda, namun biasanya dilakukan melalui tahapan berikut ini:
- Mengumpulkan data perlengkapan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
- Membuat surat permohonan permintaan barang.
- Melakukan koordinasi dengan bendahara atau staff keuangan yang nantinya akan diperiksa terlebih dahulu daftar barang yang diperlukan dan disesuaikan dengan anggaran belanja perusahaan yang ada.
- Meminta persetujuan pemimpin perusahaan.
- Melakukan proses pembelian jika sudah disetujui oleh pimpinan perusahaan.
- Memeriksa barang yang sudah dibeli terkait kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Perlengkapan yang sudah dibeli akan disimpan di tempat yang aman misalnya gudang Perusahaan atau langsung didistribusikan ke unit-unit yang membutuhkan.
Jenis-jenis tugas staff administrasi
Secara umum, tugas staff administrasi berkaitan dengan kegiatan mencatat, menyimpan, menerima surat atau dokumen penting, mengarsipkan nya sesuai aturan yang sudah ditetapkan.
Ruang lingkup pekerjaan administrasi kebanyakan dilakukan di kantor tanpa terjun ke lapangan.
Berikut beberapa jenis tugas staff administrasi di berbagai sektor yang akan dijelaskan secara detail di bawah ini.
1. Tugas staff administrasi gudang
- Mencatat segala bentuk permintaan pesanan untuk memenuhi pasokan barang.
- Membuat surat jalan setiap ada pengiriman.
- Mengecek dan mencatat semua data terkait kebutuhan.
- Mengatur stok barang sesuai dengan jenisnya.
- Jadwal proses perbaikan sarana dan prasarana yang ada di dalam hutan secara berkala.
- Membuat laporan dibuat sesuai dengan kegiatan yang sudah terlaksana di gudang.
2. Tugas staff administrasi marketing
- Menangani surat masuk dan keluar Seperti surat penawaran, surat distribusi, dan surat dokumen lainnya.
- Melakukan entri data terkait faktur dan nota penjualan, nota kredit, dan surat jalan.
- Memeriksa kebenaran dokumen penjualan sesuai dengan data yang ada.
- Menangani dan memasukkan penjualan tunai maupun penjualan kredit yang sesuai dengan standar perusahaan.
- Memeriksa dan merencanakan biaya operasional mingguan dan bulanan.
- Membuat laporan pembukuan.
- Menangani bentuk promosi penjualan semua produk.
3. Tugas staff administrasi HRD
- Mempersiapkan berbagai macam kebutuhan internal dan surat keluar.
- Melakukan pembaharuan data perusahaan secara berkelanjutan.
- Menyusun daftar kehadiran atau absensi karyawan.
- Melakukan koordinasi dan sosialisasi kepada karyawan terkait informasi perusahaan.
- Kegiatan kontrak kerja untuk Setiap karyawan baru.
- Melakukan seleksi dan promosi karyawan yang berhak.
4. Tugas staff administrasi operasional
- Matikan penyediaan alat tulis kantor.
- Menyiapkan akomodasi dan tiket jika ada kegiatan ataupun di luar perusahaan.
- Menyusun dan mengumpulkan dokumen.
- Memastikan operasional perusahaan berjalan sesuai dengan jadwal dan peraturan yang ada.
- Koordinasi dengan para ahli sesuai jika ada rapat gabungan.
Baca Juga : 7 Daftar Bentuk-Bentuk Perusahaan yang Ada di Indonesia
Kesimpulan
Sekian pembahasan seputar tugas staff administrasi dalam sebuah perusahaan serta tanggung jawab dan fungsinya.
Tidak bisa dipungkiri jika tugas serta tanggung jawab staff administrasi memang cukup banyak dan tidak mudah, membutuhkan seseorang yang terampil, cekatan, dan teliti untuk menjalankan tugas-tugasnya.
Tetapi bagaimana begitu, jika anda tertarik dengan tugas staff administrasi yang sudah dijelaskan seperti di atas, anda bisa mencobanya.
Jangan langsung patah semangat dan putus asa karena semua bisa karena terbiasa.
Selamat mencoba!
