Prompt ChatGPT untuk membandingkan dua versi dokumen perlu menetapkan versi awal, versi revisi, dan bagian yang ingin diperiksa. Minta daftar perubahan dengan kutipan sebelum serta sesudah, bukan langsung satu naskah gabungan. Anda perlu tahu apa yang berubah sebelum memutuskan revisi mana yang akan dipakai.
Perubahan kecil seperti boleh menjadi wajib atau dibuka menjadi ditutup bisa lebih penting daripada satu paragraf baru. Karena itu, pisahkan perubahan makna dari perubahan tampilan. Hasil AI merupakan bantuan pemeriksaan yang perlu dicocokkan, bukan bukti bahwa semua perbedaan sudah ditemukan atau revisi otomatis disetujui.
Tetapkan peran dokumen sebelum memasukkan bahan
Gunakan label yang konsisten, misalnya A untuk versi awal dan B untuk versi yang ingin dibandingkan. Tuliskan judul serta tanggal versi bila memang diketahui. Jangan membiarkan model menyimpulkan dokumen terbaru hanya dari nama berkas seperti final atau final terbaru.
Pastikan bahan memang membahas dokumen yang sama. Pengumuman untuk dua acara berbeda tidak perlu diperlakukan sebagai revisi satu naskah. Jika salah satu berkas hanya memuat sebagian halaman, catat batas itu sebelum meminta kesimpulan tentang seluruh dokumen.
Gunakan salinan atau bahan yang memang boleh dibagikan. Jika aplikasi mendukung lampiran, tetap periksa apakah teks berhasil terbaca. Bila memakai tempelan teks, pertahankan penanda bagian agar posisi perubahan dapat ditelusuri tanpa mengandalkan nomor halaman yang tidak ikut disalin.
Apa saja yang ingin dibandingkan?
Untuk banyak tugas penyuntingan, mulailah dari perubahan isi: penambahan, penghapusan, penggantian, dan pemindahan bagian. Setelah itu baru tinjau ejaan, tata letak, atau format. Jangan menggabungkan semua perubahan sebagai daftar typo bila ada perubahan kewajiban atau batas waktu.
| Kelompok | Yang diperiksa | Contoh dampak |
|---|---|---|
| Ketentuan | Boleh, wajib, tidak, kecuali, hanya | Hak atau persyaratan yang dinyatakan berubah |
| Angka dan waktu | Nominal, jumlah, tanggal, jam, satuan | Pembaca dapat melakukan tindakan pada waktu atau jumlah berbeda |
| Cakupan | Semua, sebagian, peserta tertentu, periode tertentu | Kelompok yang dibahas menjadi lebih luas atau sempit |
| Susunan | Paragraf berpindah atau judul berubah | Rujukan silang dan urutan membaca perlu diperiksa |
| Bahasa dan format | Ejaan, tanda baca, penampilan | Bisa hanya kosmetik, tetapi tetap ditinjau bila mengubah makna |
Daftar ini membantu menentukan prioritas, bukan memberi nilai hukum pada dokumen. Untuk kontrak, ketentuan medis, atau dokumen berakibat penting, minta pihak yang kompeten meninjau perubahan. AI tidak menggantikan pemeriksaan yang dibutuhkan konteks tersebut.
Prompt utama membandingkan versi A dan B
Bandingkan dua versi dokumen berikut tanpa menulis ulang atau menggabungkannya. A adalah [versi awal dan cakupannya]. B adalah [versi revisi dan cakupannya]. Label bagian yang tersedia: [penanda]. Tujuan pemeriksaan saya: [fokus].
Buat daftar perubahan dengan ID, lokasi pada A dan B, kutipan singkat sebelum, kutipan singkat sesudah, jenis perubahan, serta kemungkinan dampak makna yang perlu saya tinjau. Dahulukan kata negasi, kewajiban, angka, waktu, cakupan dan pengecualian.
Bedakan perubahan isi, pemindahan bagian, dan perubahan format. Jika pasangan bagian belum jelas, tandai perlu dicocokkan. Jangan mengarang nomor halaman, kutipan, atau alasan pembuat revisi. Jangan menyatakan salah satu versi paling benar hanya karena tampak lebih baru.
Akhiri dengan batas pemeriksaan: bagian mana yang tersedia, yang tidak terbaca, dan hal yang masih perlu diperiksa manusia. Jangan menyatakan semua perbedaan pasti ditemukan. Hasil ini hanya laporan perbandingan, bukan persetujuan revisi atau perubahan pada berkas sumber.
Jika model langsung memberi naskah final, hentikan tahap itu dan minta kembali tabel perubahan. Membaca hasil gabungan saja membuat Anda sulit melihat bagian lama yang hilang atau ketentuan baru yang tidak pernah disetujui.
Contoh perubahan kecil yang mengubah instruksi
Dua pengumuman berikut sepenuhnya rekaan. Contoh tidak merujuk acara nyata dan tidak meminta pembaca melakukan pembayaran atau mengirim foto.
Versi A: “Pendaftaran ditutup Senin pukul 10.00. Peserta boleh mengirim satu foto. Kontribusi kegiatan Rp0.”
Versi B: “Pendaftaran dibuka Senin pukul 10.00. Peserta wajib mengirim dua foto. Kontribusi kegiatan Rp25.000.”
| ID | Perubahan | Yang perlu ditinjau |
|---|---|---|
| P01 | Ditutup menjadi dibuka | Jam sama, tetapi makna waktu berubah |
| P02 | Boleh menjadi wajib | Tingkat kewajiban pengiriman berbeda |
| P03 | Satu menjadi dua foto | Jumlah yang diminta berubah |
| P04 | Rp0 menjadi Rp25.000 | Muncul kontribusi pada versi B |
Jawaban seperti tanggal tidak berubah belum cukup. Senin pukul 10.00 muncul pada keduanya, tetapi fungsinya berlawanan. Begitu juga P02 dan P03 perlu dipisah walaupun berada pada kalimat yang sama. Memisahkan perubahan membuat pembuat dokumen dapat meninjau setiap keputusan.
Model tidak boleh menambahkan alasan bahwa kontribusi naik karena biaya operasional. Tidak ada informasi tersebut dalam bahan. Penjelasan yang masuk akal tetap bukan alasan revisi yang telah dikonfirmasi.
Cocokkan laporan perubahan dengan sumber
Buka A dan B lalu telusuri setiap ID. Pastikan kutipan benar-benar ada, tidak kehilangan kata pembatas, dan posisinya sesuai. Jika model menyebut kalimat dihapus, cari apakah kalimat itu sebenarnya berpindah ke bagian lain.
Gunakan alur audit ulang jawaban untuk meninjau daftar perubahan, bukan hanya meminta model mengulangi keyakinannya. Minta temuan yang didukung bahan serta bagian yang belum dapat dipastikan.
Untuk teks dari catatan rapat, penyusunan notulen dari catatan membantu membedakan usulan dan keputusan. Perubahan pada draf notulen tidak otomatis berarti peserta menyetujui isi baru tersebut.
Alternatif pemeriksaan perbedaan dengan Word Compare
Panduan Microsoft tentang perbandingan dokumen menjelaskan fitur Compare pada Word desktop Windows yang didukung. Pilih versi original dan revised, lalu tampilkan hasil pada dokumen baru. Fitur ini berbeda dari analisis AI dan dapat membantu melihat perubahan teks.
Perhatikan tujuan keluaran: pilihan bawaan dokumen baru menjaga sumber, sedangkan memilih keluaran pada original atau revised dapat mengubah dokumen yang dipilih. Gunakan salinan dan baca pengaturan sebelum menjalankan proses. Jangan menganggap semua pilihan hasil selalu meninggalkan kedua sumber tanpa perubahan.
Perbandingan tekstual juga belum menentukan apakah revisi benar, layak, atau disetujui. Gunakan tanda perubahan untuk menemukan lokasi, kemudian baca konteks. Menggabungkan revisi banyak peninjau merupakan pekerjaan berbeda dari membandingkan dua versi.
Jika hanya mempunyai teks tempelan
Beri penanda bagian yang Anda buat sendiri, misalnya A-01 dan B-01. Jelaskan bahwa itu penanda salinan, bukan nomor halaman dokumen asli. Pertahankan urutan dan jangan menambah paragraf yang tidak ada hanya untuk menyamakan panjang kedua versi.
Jika perlu, gunakan pemindahan teks tanpa format untuk mengurangi format yang ikut terbawa. Tetap periksa isi, karena hilangnya tabel atau catatan kaki dapat membuat teks tempelan tidak mewakili seluruh sumber.
Ketika satu paragraf terbelah pada salinan, catat hal itu sebelum menganggapnya penambahan. Bentuk salinan yang berbeda dapat menghasilkan banyak perubahan tampilan, padahal isi aslinya sama. Jangan menghabiskan perhatian pada perbedaan tersebut sambil melewatkan satu kata tidak yang benar-benar hilang.
Perbandingan bertahap untuk dokumen panjang
Bagi menurut bagian yang masuk akal dan jaga pasangan A serta B pada topik yang sama. Simpan daftar bagian yang sudah dibandingkan. Jangan menulis pemeriksaan seluruh dokumen selesai jika baru bab pertama yang tersedia.
Setelah semua bagian ditinjau, periksa hubungan lintas bagian: istilah, rujukan ke lampiran, penomoran, dan keputusan yang disebut lebih dari sekali. Penggantian istilah pada satu tempat belum membuktikan seluruh dokumen sudah konsisten.
Jika AI kehilangan konteks, berikan ringkasan status yang Anda periksa, bukan menyerahkan seluruh pekerjaan kepada ingatan model. Catatan cukup memuat versi, bagian selesai, ID perubahan terbuka, dan pemeriksaan berikutnya.
Putuskan perubahan secara terpisah dari laporannya
Tambahkan status untuk keputusan peninjau, misalnya diterima, ditolak, atau perlu penjelasan. Jangan mengisi status itu seolah pembuat dokumen sudah menyetujui. Perubahan P01 pada contoh dapat ditolak sementara P04 masih menunggu konfirmasi; keduanya tidak harus menjadi satu paket keputusan.
Jika akhirnya dibuat versi C, simpan hubungannya dengan A dan B. Catat keputusan yang menjadi dasar perubahan, lalu periksa C terhadap daftar yang disetujui. Naskah yang lebih rapi belum membuktikan keputusan peninjau diterapkan dengan benar.
Contoh ketika bagian hanya dipindahkan
Misalnya kalimat tentang kontak panitia pada versi A berada di awal, sedangkan pada versi B berada di akhir tanpa perubahan isi. Tandai sebagai pemindahan apabila pasangan teks dan konteksnya memang cocok. Jangan menghitungnya sebagai satu penghapusan dan satu penambahan yang tidak saling berhubungan tanpa catatan.
Namun, jika pemindahan membuat pembatas ketentuan terpisah dari kalimat yang dibatasinya, baca makna keseluruhan lagi. Perubahan posisi tidak selalu sekadar kosmetik. Anda perlu melihat apakah pembaca masih dapat memahami pengecualian serta hubungan antarbagian dengan jelas.
Tinjau lampiran yang tidak ikut terbaca
Sebuah dokumen dapat merujuk daftar harga pada lampiran, tetapi teks lampirannya tidak masuk ke percakapan. Dalam keadaan itu, laporan perbandingan hanya mencakup rujukannya, bukan isi daftar harga. Tandai lampiran sebagai belum diperiksa, meskipun nama berkas yang disebut pada kedua versi sama persis.
Periksa juga tabel, catatan kaki, dan teks pada gambar jika bagian tersebut berpengaruh pada keputusan. Sediakan bahan yang boleh digunakan dan beri penanda lokasi yang jelas. Jika Anda hanya mempunyai salinan teks, tulis keterbatasan itu pada laporan. Penerima perlu mengetahui bahwa tidak ada temuan pada bagian yang diperiksa berbeda dari kesimpulan bahwa seluruh berkas identik. Batas ini harus tetap terbawa saat laporan diteruskan.
Pertanyaan umum
Apakah AI bisa menjamin semua perubahan ditemukan?
Tidak. Cocokkan hasil dengan sumber dan gunakan pemeriksaan lain sesuai kebutuhan serta risiko dokumen.
Apakah versi terbaru selalu paling benar?
Tidak. Peran versi, isi, dan persetujuannya perlu ditetapkan, bukan ditebak dari nama berkas.
Bolehkah langsung meminta satu naskah gabungan?
Untuk audit perubahan, tinjau daftar perbedaan dahulu. Penggabungan dan persetujuan merupakan tahap terpisah.
Apakah Word Compare merupakan fitur AI?
Fitur perbandingan dokumen yang dibahas di sini merupakan jalur pemeriksaan berbeda dari prompt AI. Hasilnya tetap perlu dibaca dalam konteks.
Bagaimana jika hanya sebagian dokumen terbaca?
Tulis cakupannya dan biarkan bagian lain berstatus belum diperiksa. Jangan memberi kesimpulan menyeluruh dari bahan yang belum lengkap.
